Neste artigo, você aprende o que é back office e conhece a importância desse termo para o funcionamento interno, produto comercializado e, consequentemente, para a marca da sua empresa.
O back office é um termo da língua inglesa que pode ser traduzido como a retaguarda de uma empresa. Essa retaguarda está associada aos setores administrativos de um negócio, onde tudo o que é necessário fazer para que a empresa funcione é executado. Mas que não é, por sinal, visualmente percebido.
Ou seja, os departamentos e profissionais do back office não estão em contato direto com o cliente. Embora sem a sua existência o fornecimento adequado do serviço prestado ou da mercadoria comercializada não aconteceria.
Nos tópicos abaixo, leia mais sobre o que é back office, sua importância e quais são as atividades desempenhadas pela área. Além de conhecer a relevância de manter uma gestão de qualidade dessas atividades de retaguarda.
O que é back office?
O back office é a área da empresa que possibilita que o serviço prestado ou produto vendido seja fornecido no prazo e sem falhas. A função dos profissionais responsáveis por essa área é o suporte, ou seja, são eles que garantirão que desvios na operação sejam evitados e os resultados preservados.
A retaguarda da empresa não está diretamente em contato com o consumidor, por isso é chamada de back office, enquanto aqueles que trabalham diretamente com o público, fazem parte do time de colaboradores do front office.
No entanto, mesmo sem ser explicitamente sentido, o trabalho desses profissionais pode ser presenciado, através do serviço prestado. Afinal de contas, sem eles, o produto final não apresentaria a mesma qualidade.
Quais são as atividades desempenhadas pelo back office?
Sua função é dar suporte a todos os procedimentos internos da empresa. Por isso, as atividades desempenhadas por esses profissionais são consideradas tão importantes, afinal, são elas que fazem a engrenagem empresarial funcionar.
Os setores ou profissionais que trabalham nessa área são aqueles que prestam serviços indiretos dentro da empresa. Isto é, são os departamentos ou profissionais que trabalham indiretamente com o “carro-chefe” da organização.
Desse modo, para poder dizer com exatidão quais são as atividades desempenhadas pelo back office é preciso, antes, conhecer a atividade principal da empresa.
No entanto, é possível destacar funções de apoio que, com certeza, fazem parte de muitas companhias, entre elas, atividades desempenhadas dentro do:
setor administrativo;
setor financeiro;
setor de estoque;
setor logístico; e
setor de RH – Recursos Humanos.
Pense assim: se você possui uma empresa de produção, todos aqueles que não trabalham na linha de frente, produzindo seu produto e comercializando-o, são responsáveis pelas tarefas de back office.
Embora, seja relevante notar que, além dos profissionais de retaguarda, também existem sistemas de gestão ou, ainda, de áreas específicas, como é o caso do financeiro, para facilitar e automatizar esse trabalho.
Como fazer a gestão da qualidade do back office?
Antes de tudo, é preciso ter em mente que qualquer empresa possui um back office (mesmo que não seja denominado como tal), o que é caracterizado por setores e profissionais que executam as tarefas necessárias para manter a engrenagem funcionando.
Reconhecer a existência do back office e a importância de manter os processos da retaguarda distantes de erros e desperdícios é o primeiro passo para fazer uma gestão de qualidade do seu back office.
Em seguida, contar com o apoio de tecnologias específicas para a área é imprescindível para preservar os procedimentos internos e externos funcionando como manda o figurino.
Nesse cenário é que surgem os ERPs – Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa e os APIs – Application Programming Interface ou Interface de Programação de Aplicações.
O primeiro, sendo softwares corporativos que auxiliam no controle de informações, dados, recursos e processos.
O segundo, parte de um código de qualquer sistema de computação que pode ser integrado em qualquer outro sistema ou software, como o é o caso de um API de pagamento, que pode ser integrado ao ERP da empresa.
Todos esses softwares e sistemas fazem parte do back office de uma empresa e buscam manter a qualidade dessa área, visto que eliminam erros e otimizam o trabalho daqueles que conservam em ordem todos os processos para que o serviço ou produto final seja comercializo com excelência.
Por isso, além de valorizar o serviço prestado nas dependências do back office, é necessário investir em tecnologias que possibilitam que o trabalho executado pela retaguarda seja feito em harmonia com os setores de front office. DOURADOS NEWS
